訃報は突然やってきますので、スケジュールと照らし合わせても、どうしても都合がつかないことはあります。お通夜に行けない理由を詳しく述べる必要はなく、説明をするにしても簡素で全くかまいません。また連絡を受けてもいけないと分かった時点で、事態の返事を早急にするのもマナーです。
とはいえ事態をするときには失礼のないように辞退をすること、詳しく参列できないのはなぜかを伝えると、内容によっては逆に失礼に当たることもあります。やむを得ない事情が有るということでの事態で、基本的には簡素に伝えることです。
しかし告別式への参列はできる人の場合だったら、何も事態のあいさつなどをすることはありません。告別式に参列可能なら辞退の挨拶はいらないですから、告別式にはきちんと出られるようにスケジュール調整をすることです。
お通夜にも告別式にも出られないようであれば、連絡を受けたわけですから、その旨連絡をする必要はあります。弔意は生前故人にお世話になったので伝えたいという人も少なくはありませんので、その場合は弔電を送るのも一つです。
文章作成時には忌み言葉には気を配りながらが良いですが、あらかじめ用意されている文例をベースに組み立てた文章のほうが失敗は少なくなります。日本の文化としても弔意の表し方として、香典を渡すのはしきたりの一つでもあり、代理人を立てることで届けてもらったり、場合によっては現金書留という手段も可能です。